GoFAST Digital Workplace : Déploiement international à l’Agence Enabel

Transformation Digitale d'une organisation à tous ses niveaux hiérarchiques et tous les aspects de son activité : collaboration productive.

Pourquoi soutenir ce projet ?

Mots-clefs: GED Collaborative, Acceptation, Open Source, Sécurité, Pérennité

Client: L’Agence Fédérale Belge Enabel (anciennement CTB) mobilise ses ressources pour éliminer la pauvreté dans le monde avec un budget de 244 M€ et 1200 collaborateurs (plus de 1000 sur le terrain et 200 au siège Bruxellois) qui traitent plus de 200 projets dans 18 pays.

L’existant: e-mails, serveurs de fichiers, applications rejetées par la DSI (ex: GoogleDocs), engendrant des erreurs, un risque sécurité et freinant le travail collaboratif.

Enjeux:

Mettre en place une plateforme commune à toute l'organisation

Simplifier et réduire la charge administrative

Promouvoir le travail collaboratif

Centraliser les documents et connaissances

Assurer la confidentialité et l'intégrité des données

Périmètre: Le changement impacte tous les collaborateurs d'Enabel, avec un déploiement international et multi-langue (80% des agents hors UE), des utilisateurs hétérogènes (Conseil d'Administration, Directions, Agents Terrain...) et l'objectif principal de promouvoir le travail collaboratif et gagner en productivité.

L'Open Source au cœur du projet: l'EU et l’État Belge préconisent ce choix de technologies pour leurs administrations.

Risques: problématiques réseaux, langues et maturités IT différentes, rejet utilisateur car révolution profonde dans les habitudes.

Budget et planning: 2016 POC de 6 mois (70 utilisateurs), 2017 Déploiement global en 1an (1200 collaborateurs), Marché de 4 ans < 120k €

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Gain qualitatifs et/ou quantitatifs du projet

Raisons majeures du choix GoFAST : satisfaction des exigences fonctionnelles, démonstration réussie avec débit bridé, tarifs concurrentiels et base Open Source.

Focus utilisateurs :

- Documents centralisés avec un accès dans le respect des droits métier

- Recherche efficace

- Pièces-jointes de mail remplacées par des liens URL cryptés

- Zéro erreur de versions/doublons de fichiers

- Des connaissances non partagées jusqu'à présent sont consolidées et accessibles aux agents terrain sur 18 pays

- Activité des services et équipes-projets simple à suivre et adaptée aux utilisateurs (ex : mail "synthèse d'activité" VS des dizaine de mails/jour)

- Prise en main rapide et acceptation très satisfaisante

- Sentiment d'appartenance à un groupe plus vaste

- Le siège a une vue d'ensemble de l'activité des agents terrain et peut facilement collaborer avec eux en temps réel

Focus exploitation :

- L'accès aux documents est géré par les responsables métiers = administration technique séparée de la gestion documentaire, évitant l'effet "Snowden"

- Mise en place de GoFAST dans le Datacenter d'Enabel avec une disponibilité proche de 99,99%

- Remplacement des 6 serveurs de fichiers et nombreuses améliorations de sécurité et confidentialité (accès sécurisé, gestion simple des droits, gestion des versions, multi-emplacement...)

- ~115 000 fichiers traités sur GoFAST

- Avec le RGPD, Enabel dispose déjà d'outils facilitant sa mise en conformité

- Il n'y a plus d'applications non approuvées par la DSI