Je Suis En Cours

La fin des fiches d'émargement papier !

Pourquoi soutenir ce projet ?

JeSuisEnCours est une solution complète de gestion des présences, de création automatisée des fiches d'émargement, d'archivage et de signature numérique à valeur probante et enfin de transmission des preuves et justificatifs nécessaires aux financements, contrôles administratifs, juridiques et organisationnel des centres de formation.

La solution intègre des tablettes tactiles géolocalisées et fixées aux murs à l'entrée de nos salles de formation, permettant aux étudiants de s'identifier et de signer au début de chaque cours, au doigt sur la tablette, avec contrôle d'identité, reconnaissance faciale ou identification visuelle de l'individu par le secrétariat administratif. Les signatures sont collectées dans la GED sécurisée Documalis.

Ce projet est le fruit d'une réflexion multipartite, qui a permis de regrouper autour de la table la plupart des acteurs majeurs du monde de la formation du Grand Ouest :
=> L'IMIE et plusieurs écoles régionales,
=> Les CFA et centres de formation privés,
=> La Région des Pays de la Loire,
=> La Chambre de Commerce et de l'Industrie,
=> Les organismes paritaires agréés, FAFIEC et autres OPCAs.

Les besoins exprimés ont permis de dresser une cartographie précise du cycle de vie des feuilles d'émargement, nécessaire à la prise en charge financière de l'enseignement dispensé par les centres de formation, afin de créer des économies budgétaires et temporelles à toutes les étapes du processus de justification de présence aux cours.

Gain qualitatifs et/ou quantitatifs du projet

La gestion des feuilles de présence, leur suivi, leur traitement et leur facturation aux organismes institutionnels et paritaires représentait près de 1800 heures par an dans notre organisme, soit plus d'un équivalent temps plein distribué sur 3 personnes pour le suivi de nos 700 étudiants, répartis sur 3 campus du grand ouest.

La co-création de la solution numérique JeSuisEnCours, en collaboration avec l'éditeur Documalis, permet de réduire la charge globale administrative à moins de 400 heures effectives, en supprimant les tâches les plus fastidieuses au sein de notre service administratif. Cela permet de libérer du temps et de l'énergie positive à consacrer aux étudiants, plutôt qu'en paperasse administrative ...

Entre la collecte, le stockage, les photocopies des feuilles d'émargement et la conservation des factures émises vers les organismes paritaires, on dénombrait plus de 45.000 copies début 2004, liées à ce processus de suivi et facturation.

JeSuisEnCours a permis de passer de 45.000 à moins de 1.000 copies par an au sein de notre établissement, grâce à l'édition et à la conservation numérique signée de nos dossiers administratifs et financiers, mis en place par Documalis dans le cadre de ce projet.

L'objectif premier du projet est une réduction drastique des frais de gestion engendrés par ce processus administratif sans valeur ajoutée, qui touche à l'identique des milliers de centres de formation, écoles et instituts de reconversion en France.